Dieser Artikel analysiert den rechtlichen Rahmen, die Aufgaben und die praktische Bedeutung dieser Funktion im Kontext spanischer Handelsgesellschaften mit einem besonderen Schwerpunkt auf seiner Entwicklung in börsennotierten Unternehmen und den Herausforderungen, die sich aus der zunehmenden regulatorischen und technologischen Komplexität der Unternehmensführung ergeben.
1. Rechtlicher Rahmen
Wenngleich die Figur des Schriftführers an sich im Wesentlichen im spanischen Kapitalgesellschaftsgesetz (Ley de Sociedades de Capital, LSC) geregelt ist, hängt ihre konkrete Ausgestaltung von der jeweiligen Satzung und Geschäftsordnung des Verwaltungsrats ab. So definiert das LSC bspw. nicht die Aufgaben des Schriftführers in einem konkreten Artikel, sondern erkennt lediglich die Existenz dieser Figur an. Der Verwaltungsrat darf das Amt in freiem Ermessen besetzen, entweder aus den Reihen seiner Mitglieder oder mit Personen außerhalb des Verwaltungsrats.
Die spanische Handelsregisterverordnung sieht die Mitwirkung des Schriftführers bei der Bescheinigung von Gesellschaftsbeschlüssen und anderen Unternehmensdokumenten vor. Bei börsennotierten Unternehmen unterstreicht der Kodex für gute Unternehmensführung (Código de Buen Gobierno) des spanischen Kartellamtes CNMV (Cómisión Nacional del Mercado de Valores) seine Funktion als Garant für die Gesetzmäßigkeit und die Einhaltung der Corporate-Governance-Regeln und empfiehlt ausdrücklich, dass der Schriftführer dafür sorgt, dass die Gespräche in gutem Glauben erfolgen und die Beschlussfassung transparent ist.
Dem Schriftführer kommt daher keine reine Verwaltungsfunktion zu, sondern er hat vielmehr einen ausgeprägten rechtlichen und institutionellen Charakter innerhalb der Struktur des Kollegialorgans.
2. Ernennung und Abberufung
Der Schriftführer wird vom Verwaltungsrat selbst ernannt, in der Regel auf Vorschlag des Vorsitzenden. Er muss selbst kein Mitglied des Verwaltungsrats sein, was die Ernennung externer Personen mit einem entsprechenden Kompetenz- und Neutralitätsprofil ermöglicht, in der Regel auf Gesellschaftsrecht spezialisierte Rechtsanwälte oder rechtliche Berater des Unternehmens.
Auch die Abberufung kann vom Verwaltungsrat selbst frei beschlossen werden, sofern die Satzung keine besonderen Bedingungen vorsieht. In der Praxis hängt die (Nicht-)Fortführung seines Amtes in der Regel vom Vertrauen des Vorsitzenden und der übrigen Verwaltungsratsmitglieder ab. Für eine gute Unternehmensführung wird jedoch eine Stärkung seiner funktionalen Unabhängigkeit empfohlen.
3. Hauptaufgaben des Schriftführers
Die Aufgaben des Schriftführers lassen sich in vier große Bereiche einteilen: administrative Aufgaben, Beratungsaufgaben, organisatorische Aufgaben und Aufgaben zur Sicherstellung der Integrität.
a) Administrative Aufgaben, Bescheinigungen
Eine der klassischen Schriftführeraufgaben ist die Erstellung und Aufbewahrung der Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrates, d.h. er muss die gefassten Beschlüsse genau festhalten und das Protokollbuch und die dazugehörigen Unterlagen aufbewahren.
Darüber hinaus nimmt er interne Bescheinigungsaufgaben wahr, z.B. bestätigt er die Echtheit der Gesellschaftsbeschlüsse und die Identität der Entscheider. Diese sind für die Eintragung von Rechtsakten in das Handelsregister oder den Nachweis von Entscheidungen gegenüber Dritten unerlässlich.
Ferner muss der Schriftführer die formelle und materielle Legalität der Beschlüsse des Verwaltungsrats überprüfen und vor deren Ergreifung auf mögliche Verstöße oder Unregelmäßigkeiten hinweisen. Diese Hinweispflicht ist eine wichtige präventive Funktion für den rechtlichen Schutz der Gesellschaft und ihrer Geschäftsführer.
b) Beratungsaufgaben
Der Schriftführer wird auch als rechtlicher Berater des Verwaltungsrats und insbesondere des Vorsitzenden tätig und berät zu den anzuwendenden Vorschriften, der Satzung und Regelungen des Innenverhältnisses. Sein Aufgabenbereich beschränkt sich nicht allein auf die Klärung von Fragen, sondern umfasst auch die Erstellung von Berichten, die Prüfung der zur Diskussion stehenden Unterlagen und die Sicherstellung, dass die Verwaltungsratsmitglieder über die notwendigen Informationen verfügen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Diese beratende Funktion ist besonders wichtig bei möglichen Interessenkonflikten, Geschäften mit verbundenen Parteien oder strategischen Entscheidungen mit erheblichen rechtlichen Auswirkungen.
c) Organisatorische Aufgaben
Der Schriftführer koordiniert die Einberufung der Sitzungen, die Erstellung der Tagesordnung, die Bereitstellung der Unterlagen und die interne Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Verwaltungsrats. In börsennotierten Unternehmen ist er auch an den Beziehungen zu den Aktionären und dem Aufsichtsrat beteiligt.
Trotz ihrer organisatorischen Natur sind diese Schriftführeraufgaben für die Gewährleistung der Effizienz des Kollegialorgans und die Nachvollziehbarkeit seiner Entscheidungen essentiell.
d) Sicherstellung von Integrität und Gleichgewicht
Schließlich übt der Schriftführer eine institutionelle Ausgleichsfunktion innerhalb des Verwaltungsrats aus. Er ist nicht nur dem Vorsitzenden oder dem geschäftsführenden Verwalter verpflichtet, sondern dem gesamten Verwaltungsrat als Kollegialorgan. Er muss die Rechte aller Verwaltungsratsmitglieder, insbesondere der unabhängigen Mitglieder oder Minderheitsmitglieder, Berücksichtigung finden lassen sowie die Transparenz des Entscheidungsprozesses sicherstellen.
Der Kodex für gute Unternehmensführung betont, dass der Schriftführer „für die Ordnungsmäßigkeit der Handlungen des Verwaltungsrats Sorge zu tragen hat”, was bedeutet, dass er auf jeden Verstoß gegen das Gesetz oder die Satzung hinweisen muss, gegebenenfalls auch schriftlich.
4. Der Schriftführer in börsennotierten Unternehmen
In börsennotierten Unternehmen gewinnt die Rolle des Schriftführers an Komplexität und Sichtbarkeit. So hat sich sein Aufgabenbereich um Verantwortlichkeiten erweitert, die sich aus den Anforderungen an Transparenz, Informationen gegenüber dem Markt und Compliance-Vorgaben ergeben.
Der Schriftführer leitet relevante Informationen an die CNMV weiter, gewährleistet die Wahrhaftigkeit der veröffentlichten Informationen und arbeitet mit den Wirtschaftsprüfern und sonstigen relevanten Organen zusammen. Darüber hinaus berät er in Fragen der Einhaltung von Good-Governance-Standards, internen Nachhaltigkeitsrichtlinien und den Prinzipien der Unternehmensethik.
Auch obliegt es ihm die Kohärenz zwischen den Entscheidungen des Verwaltungsrats und den offiziellen Mitteilungen zu gewährleisten und so Reputationsrisiken oder Bußgelder aufgrund fehlender oder falscher Informationen zu vermeiden.
5. Entwicklung und Professionalisierung des Amtes
Historisch gesehen war der Schriftführer als eine Hilfsfigur gestaltet, die für die Erstellung von Protokollen und die Bearbeitung von Bescheinigungen zuständig war. Die Entwicklung des Gesellschaftsrechts und die zunehmende Komplexität der Unternehmensführung haben sein Amt jedoch radikal verändert.
Heute gilt er als Akteur im Bereich Compliance und gute Unternehmensführung mit einer strategischen Rolle bei der Vermeidung von Rechts- und Reputationsrisiken. Große Unternehmen haben die Professionalisierung dieses Amtes vorangetrieben und greifen auf spezialisierte Juristen mit einer soliden Ausbildung in Handels-, Finanz- und Gesellschaftsrecht zurück.
Darüber hinaus gehen die aktuellen Tendenzen zu einer Stärkung seiner funktionalen Unabhängigkeit, indem seine Arbeit vom Vorsitzenden bzw. geschäftsführenden Verwaltungsratsmitglied getrennt und an das gesamte Kollegialorgan geknüpft wird. Dadurch kann der Schriftführer als Garant für Transparenz und Objektivität bei den Entscheidungen des Verwaltungsrats agieren.
6. Aktuelle Herausforderungen
Der Schriftführer des Verwaltungsrats steht heute vor einer Reihe von Herausforderungen aus der Weiterentwicklung des Unternehmertums und der Compliance-Vorgaben.
Zunehmende regulatorische Anforderungen: Compliance-Verpflichtungen, zusätzliche Berichterstattung zu den Finanzberichten und ESG-Richtlinien erfordern ein immer breiteres Wissen.
Digitalisierung: Die Zunahme von Telefon- und Videokonferenzen und die elektronische Unterzeichnung von Protokollen bringen neue Herausforderungen in Bezug auf Rechtssicherheit und Vertraulichkeit mit sich.
Balance zwischen Loyalität und Legalität: Der Schriftführer muss dem Unternehmen gegenüber loyal sein, und dennoch unabhängig handeln und auf Risiken hinweisen. Reibungspunkte mit der Geschäftsführung darf er dabei nicht scheuen.
Transparenz und Reputation: Seine Rolle als Hüter der Informationen und Garant für die formale Ordnungsmäßigkeit ist unerlässlich, um das Vertrauen der Aktionäre und des Marktes zu bewahren.
Letztendlich wurde Funktion von einer rein formalen zu einer strategischen ausgebaut und ist nun ein wichtiger Pfeiler des Systems Unternehmensführung.
7. Schlussfolgerung
Der Schriftführer des Verwaltungsrats hat sich von einem reinen Protokollführer zu einem Garanten für gute Unternehmensführung entwickelt. Seine Arbeit umfasst administrative, organisatorische und beratende Funktionen und hat eine ethische und transparente Dimension gewonnen, der vor dem Hintergrund der aktuellen Compliance- und Unternehmensanforderungen eine besondere Relevanz zukommt.
Vor dem Hintergrund zunehmender Regulierung, Unternehmenskomplexität und öffentlicher Kontrolle ist der Schriftführer der Hüter der Legalität, Kohärenz und des Vertrauens innerhalb des Verwaltungsrats. Seine Unabhängigkeit, Professionalität und Sorgfalt sind unverzichtbare Voraussetzungen für die Glaubwürdigkeit und Nachhaltigkeit von Handelsgesellschaften in Spanien.